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Gmailのある機能を使うことで作業効率が向上するという話し

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僕の会社のメールは、Gmailを使っているんですが、

ある機能を使うことで、飛躍的に作業効率があがりました。

 

ただ、あまりこの機能を使っている社員を見たことがありません。

 

これを設定しておくだけで、時間の短縮になるだけじゃなく、

無駄なことに頭を使わなくていいので、もし設定してない人がいたら

設定することをお勧めします!

 

 

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Gmailのある機能とは?

 

それは、署名機能です。

 

「そんなの使ってるよ」と言われそうですが、

署名機能を署名だけにしないことがポイントです。

 

どういうことかというと、通常、署名というのは、

文章の最後に所属や名前、連絡先などを入れるものです。

 

f:id:MedicalAppNavi:20150923211929p:plain

 

 

それが普通の使い方ですが、 

その一歩先が、定型文を先に入力しておく

というものです。

 

例えば、僕の仕事は社内へのメールが多く、

 

お疲れ様です。

標記の件、添付資料にて送付いたします。

よろしくお願いいたします。

 

という文章を使うことが多いので、

それを予め署名に設定しておきます。

 

f:id:MedicalAppNavi:20150923212312p:plain

 

 

こうすることで、返信や新規作成を押すと、

署名だけでなく、この文章も事前に入った状態でメール作成ができます。

 

f:id:MedicalAppNavi:20150923212625p:plain

 

 

手を加える必要がなければ、そのままファイルなどを添付して送信するだけで、

文字を打つ必要がありません。

 

もし、まったく異なる文章だとしても、

この文を消すだけなので、手間は多くありません。

 

もし、こういった定型文があれば設定することをオススメします。

 

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