僕の会社のメールは、Gmailを使っているんですが、
ある機能を使うことで、飛躍的に作業効率があがりました。
ただ、あまりこの機能を使っている社員を見たことがありません。
これを設定しておくだけで、時間の短縮になるだけじゃなく、
無駄なことに頭を使わなくていいので、もし設定してない人がいたら
設定することをお勧めします！
Gmailのある機能とは？
それは、署名機能です。
「そんなの使ってるよ」と言われそうですが、
署名機能を署名だけにしないことがポイントです。
どういうことかというと、通常、署名というのは、
文章の最後に所属や名前、連絡先などを入れるものです。
それが普通の使い方ですが、
その一歩先が、定型文を先に入力しておく
というものです。
例えば、僕の仕事は社内へのメールが多く、
お疲れ様です。
標記の件、添付資料にて送付いたします。
よろしくお願いいたします。
という文章を使うことが多いので、
それを予め署名に設定しておきます。
こうすることで、返信や新規作成を押すと、
署名だけでなく、この文章も事前に入った状態でメール作成ができます。
手を加える必要がなければ、そのままファイルなどを添付して送信するだけで、
文字を打つ必要がありません。
もし、まったく異なる文章だとしても、
この文を消すだけなので、手間は多くありません。
もし、こういった定型文があれば設定することをオススメします。
